Veileder for arrangører

Sikkerhet er en grunnleggende del av et arrangement og arrangørene har et stort ansvar overfor artister, medarbeidere, frivillige og publikum. Det er viktig at alle risikoforhold blir identifisert og håndtert slik at risikoene i arrangementet vurderes som akseptable.

Her finner du DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangementer. I denne veilederen finner du råd og regler om blant annet

• Planlegging og risikovurdering
• Regelverk og myndigheter
• Organisering og bemanning
• Utforming av arrangementsområde
• Tilgjengelighet og universell utforming
• Sanitet, hygiene og avfall
• Beredskap

Alle arrangører bør foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse av sitt arrangement og utarbeide en beredskapsplan. Stikkord for dette arbeidet er: Hva kan skje, hvor sannsynlig er det at det skjer og hvilke tiltak må iverksettes? Les mer om risiko i kapittel 2 i veilederen for sikkerhet ved store arrangement.

Nedenfor finner du en enkel mal for risikovurderinger, ment for mindre arrangementer:

• Mal for risikovurderinger (DOCX, 131 kB)
• Mal for risikovurderinger (PDF, 60 kB)

I Lillehammer er det mange store og små lokaler og arenaer som passer til ulike arrangementer:

• En del av lokalene finner du i kommunens oversikt over lokaler
• Lillehammer kommune er i gang med en kartlegging av de større arenaene

Meldeplikt: Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette. Dette kan være demonstrasjoner, politiske manifestasjoner, opptog, møte, sammenkomst med dans, stand eller lignende.

Søkeplikt: Dersom et arrangement har et slikt omfang at det åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsregulering eller vakthold skal det leveres inn skriftlig søknad i stedet for melding. Dette kan være arrangementer som for eksempel konserter, messer og festivaler. Søknad skal ha nådd fram til politiet senest 10 dager før arrangementet.

Meldinger og søknader om tillatelse sendes til Lillehammer politistasjon som

• e-post til post.innlandet@politiet.no
• brevpost til Lillehammer politistasjon, Postboks 355, 2303 Hamar

Les mer om politiets bestemmelser om arrangement på offentlig sted her

Alle store arrangement skal meldes til brann- og redningstjenesten

Meldingen bør sendes én måned før arrangementet.

Konsekvensen av en brann kan bli svært alvorlig når mange mennesker er samlet på et avgrenset område. Det er viktig at utstyr og bygninger er kontrollert og vedlikeholdt for å unngå brann. Arrangøren må derfor innøve gode rutiner på forhånd for å forebygge og redusere skade ved brann. Det må være tilstrekkelige og lett tilgjengelige rømningsveier og slokkeutstyr i tilfelle evakueringsbehov.

Brannvesenet skal ha melding fra arrangør, hvis arrangementet skal skje i et bygg, eller på et område, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for arrangementet går ut over hva bygningene/området er beregnet til.

Hvordan melder jeg fra?

• Meldinger og søknader om tillatelse sendes til brannvesenet på brannvakta.postmottak@lillehammer.kommune.no eller i brevpost til Lillehammer region brannvesen, Pb. 986, 2626 Lillehammer.
• Større arrangementer registreres og meldes gjennom arrangementsportalen CIM event
• Hvis du ønsker å vite mer, kontakt gjerne Lillehammer region brannvesen

Sjekkliste for meldingen til brannvesenet

Hvordan sikkerhet er ivaretatt skal dokumenteres i meldingen ved å opplyse om følgende:

• Tidspunkt, tema, størrelse, sted mv
• Risikoanalyse for arrangementet
• Hva som kan gå galt
• Hvordan arrangøren vil forhindre at dette skjer
• Hvilke sikkerhetstiltak som kan redusere konsekvensene hvis noe galt skjer
• Beskrivelse av brannsikringstiltak
• Alarm/lydanlegg/lysanlegg
• Slokkeutstyr
• Rømningsveier: kapasitet, avstand, merking, beliggenhet, antall adkomstveier, bredde, rømningsskilt/belysning og rømningsveiens kapasitet og utforming i forhold til beregnet antall publikum og tilgjengelig rømningstid.
• Hvis det gjøres endringer i forhold til lokalets godkjenning må publikumsantallet beregnes og dokumenteres av en kvalifisert brannrådgiver
• Prosedyre for evakuering
• Oversikt over sikkerhetspersonell
• Antall, rutiner og ansvar
• Gjennomført opplæring og øvelser
• Tilrettelegging for redningspersonellets adkomst til og i arrangementsområdet

Brannvesenet kan kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann. Brannvesenet/kommunen kan også fastsette krav til ansvarshavende arrangør.
 

Arrangører av konserter må senest 4 uker før planlagt arrangement søke kommunal helsemyndighet om godkjenning av arrangementet dersom de skal spille musikk utendørs som kan utgjøre en støybelastning for nabolaget. 

Helsemyndigheten vurderer søknader og innvilger hvor lenge det kan spilles utover kveld og etter midnatt med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid og Helsedirektoratets veileder om "Musikkanlegg og helse". I tillegg tilsier helsemyndigheten at arrangør ved større arrangementer har nødvendig vakthold, organisert helsehjelp til stede under arrangementet og at publikum tilbys nødvendige sanitærforhold.   

Søknad må inneholde:

1. Navn, adresse og telefon til arrangør
2. Tid og sted for arrangementet
3. Beskrivelse av arrangementet: Hva skal skje, hvor mange kommer osv.
4. Planer for spilling: Hvor? Hvor høyt? Hvor lenge/tidspunkt?
5. Planer for sanitæranlegg og renhold av disse under arrangement
6. Planer for helseberedskap under arrangementet

Søknaden sendes på e-post eller i brevpost:

• E-post: postmottak@lillehammer.kommune.no
• Brevpost: Lillehammer kommune
  v/ Miljørettet helsevern
  Pb. 986
  2626 Lillehammer

Mer informasjon om støy og helse

• Les arbeidstilsynets veileder «Følg arbeidsmiljøloven og behold hørselen»
• Les Helsedirektoratets veileder “Musikkanlegg og helse”

I tillegg er det verdt å merke seg at sedvane for nattero i Lillehammer er fra kl. 23.00.

Ønsker man å servere alkohol på et arrangement må det søkes om skjenkebevilling. Undersøk med den arenaen dere skal benytte om de allerede har skjenkebevilling. Dersom arenaen ikke har skjenkebevilling, må dere selv søke. 

Les mer om salg, servering og skjenking her.

Arrangementer på eller ved offentlig veg er søknadspliktige. Dersom arrangementet berører eller påvirker trafikken må det utarbeides en plan for hvordan trafikken skal kunne komme fram.

Hvis arrangementet er på eller ved kommunal veg, så sender dere søknad til Lillehammer kommune. Om det er riksveg eller fylkeskommunal veg, kontakter dere Statens vegvesen.

Hvem eier vegen?

Hvis du lurer på hvem som eier veien, kan du bruke Statens vegvesens vegkart. Ved å trykke på veien du lurer på, får du se vegnavn som inneholder informasjon om hvorvidt veien er Europaveg (E), riksveg (R), fylkesveg (F), kommunal veg (K) eller privat vei (P).

Vegeierne

• Kontakt for kommunale veger: Veg og trafikk i Lillehammer kommune
• Kontakt for fylkesveger og riksveger: Statens vegvesen
• Informasjon om fylkesveger: Veg og trafikk i Innlandet fylke

Det finnes en lov om helligdagsfred. Den beskriver når og i hvilken grad det er tillatt med støy i det offentlige rom på helligdager. Se mer informasjon i Lov om helligdagsfred.

Lov om vaktvirksomhet

På store arrangementer er det behov for vakthold. Det finnes en Lov om vaktvirksomhet som beskriver hvordan vaktholdet må organiseres. 

Loven gjelder alle typer ordensvakter, uavhengig av om man er ansatt i et vaktselskap eller ikke. Det betyr at det er hovedoppgaven som en person utfører under et arrangement som avgjør hvorvidt arbeidet omfattes av loven, ikke stillingstittelen. Serviceoppgaver som for eksempel garderobe, innslipp og publikumsveiledning omfattes ikke av loven.

Kort om krav til ordensvakter

Alle ordensvakter må være ansatt i et selskap som har tillatelse til å drive vaktvirksomhet. 

Unntak for “egenvakthold”

Man kan søke politiet om unntak fra kravet om ansatte ordensvakter og selv drive det som kalles egenvakthold. Det må gjennomføres kurs for å kunne få en slik tillatelse. Les mer om vaktvirksomhet og egenvakthold på politiets nettsider.

Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved store arrangement. Ved noen arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangementer vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse. Dette må inngå i den totale risikovurderingen som arrangør gjør i forkant av arrangementet.

Dere som arrangører har et ansvar for å tilrettelegge for at flest mulig får tilgang til arrangementet. Tilgjengelighet for alle betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig. 

Tips:

• I DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangementer kan du lese mer om tilgjengelighet og universell utforming
• Unge Funksjonshemmede har utformet en inkluderingsveileder med tips til arrangører

Dere kan få behov for sette opp telt, scener, boder eller andre midlertidige konstruksjoner. Slike midlertidige konstruksjoner må dere avklare med grunneier. Hvis konstruksjonen skal stå i mer enn to måneder, må dere søke om tillatelse.

• Les mer om midlertidige konstruksjoner i DBSs veileder
• Les mer om å søke tillatelse til bygg og midlertidige konstruksjoner

Alle prosjekter skal planlegges og utføres slik at det innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv, og i forhold til omgivelsene rundt. Dette gjelder også arrangementer, og det er en del av flere typer tilskudds- og arrangementssøknader.

Alle arrangementer i Lillehammer skal planlegges med hensyn til miljø. Det betyr blant annet å overholde lover og forskrifter som angår arrangementet. Det kan også bety å ha fokus på innkjøp og materialbruk, skadelige utslipp, reduksjon av avfall og estetikk. Lillehammer-region vekst har utarbeidet en veileder for hvordan arrangementer kan bli mer bærekraftige. Arrangører som ønsker å søke kommunen eller regionen om tilskudd over kr 50 000 må legge ved søknaden en bærekraftsanalyse. 

Veileder for bærekraftige arrangementer

Flere tips om grønne arrangementer:

• Miljøfyrtårnportalen
• LNU sin sjekkliste for bærekraftige arrangementer
• Miljødirektoratet

Det er arrangørens ansvar å få håndtert og fjernet avfallet, både under og etter arrangementet. Dette kan GLØR og GLØR Partner AS være behjelpelig med dette. Dette må avtales konkret for hvert arrangement og medfører en kostnad for arrangør. Les mer om GLØR på deres hjemmeside eller ta kontakt med GLØR på e-post.

Melde til Mattilsynet

All matservering må meldes til Mattilsynet. Dette gjelder også hvis dere ikke selger mat, men kun deler ut gratis mat eller smaksprøver.

Unntak?

Privatpersoner eller lag/foreninger som vanligvis ikke driver med matproduksjon og salg som hovedaktivitet, er unntatt fra meldeplikten dersom de skal selge mat kun én dag. Dette gjelder for eksempel skolemusikk som skal selge vafler en dag eller kakelotteri. Det er ikke tillatt å selge kremkaker ved kakelotteri fordi dette er varer som lett blir sure og kan forårsake sykdom.

Mer informasjon

Se mer informasjon om Salg, servering og skjenking.

Arrangementskalender på nett

Vi oppfordrer alle til å legge inn åpne arrangement i arrangementskalenderen arrangementskalenderen Kulturnett Innlandet. Arrangementer som registreres der vises både på fylkeskommunens nettsider, Visit Lillehammers arrangementskalender og på kommunens nettsider. 

Andre arrangementskalendere:

• GDs Det skjer

Skilt og reklame

Kontakt Lillehammer sentrum Drift hvis dere ønsker å markedsføre dere i gågata. De kan hjelpe dere med bannere, boder, reklameskap og storskjermen på Sigrid Undsets plass. 

Kommunen har bestemmelser for skilt- og reklameinnretninger, og disse gjelder også ved midlertidig skilting. 

Skader som følge av arrangementer er arrangørens ansvar. Det krever at arrangør er bevisst sitt ansvar og tar en befaring på forhånd. Det er lett å skade trær, plen, planter, utemøbler, lysstolper, flaggstenger, gatestein, asfalt med mer hvis man ikke tar forhåndsregler. Det er viktig å ha god dialog med arena-/grunneier både i forkant og etter arrangementet.

Når dere planlegger et arrangement kan dere få behov for å vite mer om eiendomsgrenser, grunneiere og andre typer kartinformasjon. Klikk her for å finne kommunens kart og eiendomsinformasjon.

Meld fra til Sykehuset Innlandet

Sykehuset Innlandet skal ha melding om alle aktiviteter som medfører at installasjoner stikker opp av bakken, som for eksempel byggekraner, tivolianlegg og reklameballonger. Dersom ballongene eller installasjonene er 60 meter eller høyere må de merkes med rødt blinkende lys. Dette er viktig for at luftambulansen skal kunne fly trygt.

Mer informasjon om aktivitet i luftrommet over Lillehammer

Vi viser til Luftfartstilsynet for andre forespørsler og aktiviteter som gjelder luftrommet over Lillehammer.

Når det gjelder eventuell bruk av sterkt lys/laserlys skal arrangør alltid ta direkte kontakt med Avinor.

Kommunen har flere ulike tilskuddsordninger. I kommunens tilskuddskalender finner du oversikt over ordninger og søknadsfrister. Der står kommunens egne tilskuddsordninger og tilskuddsordninger fra Lillehammer-regionen vekst.

Alle lag og foreninger hjemmehørende i Lillehammer kan gratis få tilgang til den nasjonale portalen Tilskuddsportalen.no som er et digitalt oppslagsverk med over 2700 søkbare tilskudd. 

Det finnes også portaler med oversikt over svært mange støtteordninger:

• På Tilskudd.no finner du oversikt over alle statlige tilskuddsordninger til frivillige organisasjoner
• På Tilskuddsportalen.no finner du oversikt tilskuddsordninger av mange slag. Tilskuddsportalen er et oppslagsverk med over 2700 tilskuddsordninger registert. Her kan alle lag og foreninger hjemmehørende i Lillehammer få tilgang gratis.

All ferdsel med motorisert kjøretøy utenfor vei og innmark blir regulert gjennom lov om motorferdsel i utmark. Motorisert kjøretøy omfatter alle kjøretøyer, fartøyer og luftfartøyer. Det går an å søke om dispensasjon fra loven, og få tillatelse til noen typer motorferdsel i utmark. 

Les mer om søknad om motorferdsel i utmark.

Å ha en god frivilligstab er ofte avgjørende for gjennomføringen av store arrangementer. Enkeltpersoner bidrar som regel gratis, mens lag og foreninger ofte får betalt for en større dugnadsinnsats.

I følge arbeidsmiljøloven er en frivillig ved et stort arrangement å betrakte som en arbeidstaker. Arrangør er å betrakte som arbeidsgiver og dermed ansvarlig for den frivilliges sikkerhet.

• Les mer om å jobbe med frivillige i DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangement i kapittel 5. s. 57
• Frivillige organisasjoner kan bruke plattformen Frivillig.no til å rekruttere frivillige
• I Lillehammer er det mange lag og foreninger, og flere av disse ønsker seg store dugnadsoppdrag for å få inntekter til foreningen sin. Her finner du oversikt over de lag og foreninger kommunen har kontaktinformasjon til.

Ta gjerne kontakt gjennom postmottak@lillehammer.kommune.no hvis dere har forslag til forbedringer av arrangementsveilederen! Vi setter pris på alle innspill.