Alle som ønsker å opprette et team må sende inn en forespørsel til:
Om Microsoft Teams i 3-1
Øyer, Gausdal og Lillehammer kommuner har en felles løsning for Office 365. Office 365, eller “Office-pakken” som den ofte kalles, er en pakkeløsning av verktøy som blant annet inkluderer programmene Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Microsoft Teams kan enkelt forklares til å være samarbeidssentralen i Microsoft 365. Løsningen integrerer personene, innholdet og verktøyene teamet trenger for å bli mer engasjert og effektive. Gjennom å opprette et team med de personene som skal samarbeide, kan man enkelt dele informasjon, diskutere problemstillinger og gjennom å ha et felles lagringsområde for dokumenter, kan man også samskrive i disse på en trygg måte. I tillegg til mulighetene til effektivt samarbeid innenfor et definert team, har også løsningen funksjonalitet for møter, samtaler og videosamtaler.
Teams vs. kanaler
Et team er en gruppe personer som samles for å få noe gjort i organisasjonen din. Det kan være et fast team, for eksempel alle ansatte i en barnehage, eller det kan være et midlertidig team knyttet til et prosjekt.
Team består av kanaler, som er samtalene du har med andre teammedlemmer. Hver kanal er dedikert til et bestemt emne, en bestemt avdeling eller et bestemt prosjekt. Innenfor hver kanal, kan det opprettes en mappestruktur med filer. Det anbefales å opprette ulike kanaler under et relevant team med de riktige medlemmene, istedenfor team med en kanal.
NB! Husk at Teams ikke skal benyttes til sensitiv informasjon. Regler for hva som skal ligge i fagapplikasjoner, sikker sone og ESA gjelder selv om Teams er tatt i bruk.
Slik bestiller du et nytt team
Ved behov for å få opprettet et nytt team, sender du en e-post til
Ved å sende en e-post dit, vil du motta en lenke til et skjema som du blir bedt om å fylle ut. Når du har fylt ut skjemaet, vil forespørselen bli behandlet.
Ved behov for avklaringer før teamet blir opprettet, vil du bli kontaktet.
Spørsmål det er viktig å stille seg før du bestiller et nytt team
Det kan være at teamet du ønsker å opprette allerede finnes. Du bør derfor tenke gjennom om du heller kan opprette en ny kanal i team som allerede er etablert.
1. Hvorfor vil jeg opprette et team og hva skal løses?
Hvis svaret er samhandling og deling av informasjon med flere, er svaret Teams.
2. Finnes det allerede et team med medlemmene jeg vil samhandle med?
Hvis svaret er «ja», må du stille deg spørsmålet om det også finnes en kanal for det emnet du skal samhandle om eller om du skal opprette en ny kanal
3. Skal teamet være privat eller offentlig?
For å ivareta informasjonssikkerheten, er det besluttet at alle team som opprettes skal være private team. Det er team-eiers ansvar å påse dette.
4. Hvem skal være eier av teamet
Alle team skal ha minst to personer som har rollen som eier. Øvrige medlemmer i teamet skal da være medlem, eller gjester (eksterne deltakere)
5. Skal det inviteres eksterne (gjester) i teamet?
Hvis teamet skal ha eksterne medlemmer (ressurser utenfor 3-1), må du opprette et eget team.
6. Har du behov for en privat kanal?
Hvis du har behov for å dele informasjon med bare noen få medlemmer av et team, kan du opprette en privat kanal. Private kanaler bør brukes med forsiktighet og kun dersom det er helt nødvendig.
Navnestandard
Siden tre kommuner deler løsning er det besluttet at teamene skal starte med tobokstavsforkortelsen for kommunen, etterfulgt av bindestrek og navnet på teamet. Dette gjelder for alle interne team med unntak av skole som har en egen standard. For team der det er medlemmer fra flere kommuner i 3-1 skal navnet begynne med 3-1 etterfulgt av teamnavnet. Team med ressurser utenfor 3-1 (gjester) skal ha EKS først i navnet.
- Øyer: ØK-Teamnavn
- Gausdal: GK-Teamnavn
- Lillehammer: LK-Teamnavn
- Skole: DIG3-SKOLENSKORTNAVN-TRINN+LÆRINGSGRUPPE (Koronaversjon) eks DIG3-AUR-10B
- Flere kommuner: 3-1-Teamnavn
- Eksterne medlemmer: EKS-ØK-Teamnavn
Det er viktig å ha et teamnavn som er informativt, slik at det er lett å forstå utfra navnet hva formålet med teamet er.
Forkortelser skal ha store bokstaver, teamnavnet skal starte med stor bokstav og resten skal være med små bokstaver.
Eksempel på teamnavn og kanaler
Teamnavn for Forset barnehage i Gausdal: GK-Forset barnehage
Kanaler for Forset barnehage:
- Generelt (for felles informasjon)
- Linerla
- Spurven
- Bokfinken
Lær mer under Hjelp i Teams
Bruk hjelpe-funksjonen som du finner nederst til venstre i Teams-appen, for å finne nyttige opplæringsvideoer.